Assistant du Cabinet du Maire - F/H
Kelly Bonnefoy
Présentation
Située aux portes de Bordeaux, Ambarès-et-Lagrave est une ville nature par excellence. Nichée au cœur des marais de la Presqu’île d’Ambès, elle possède un patrimoine environnemental unique dont profitent ses 18 000 habitants. La Ville offre un cadre de travail agréable, où vous pourrez concilier vie professionnelle et vie personnelle. La collectivité recrute des profils juniors ou expérimentés. Vous êtes engagé et souhaitez exercer un métier porteur de sens ? Vous êtes soucieux de contribuer à l'intérêt général avec pour objectif de rendre un service public de qualité ?
Rejoignez une équipe énergique, bienveillante et conviviale !
Description des missions
Sous l’autorité du Directeur de Cabinet, vous apportez un appui direct au Maire et à son Cabinet dans l’organisation quotidienne et la gestion administrative de la collectivité.
Assister le Maire :
Assurer la gestion quotidienne de son agenda (permanences, réunions, déplacements) et veiller à la bonne organisation de ses rendez-vous,
Accompagner le suivi administratif de ses rencontres, notamment avec les administrés, en lien étroit avec le Directeur de Cabinet,
Filtrer les appels et garantir une circulation fluide de l’information,
Préparer les dossiers nécessaires aux réunions en coordination avec les services municipaux,
Rédiger ou mettre en forme les courriers et documents officiels,
Actualiser les fichiers institutionnels et les contacts partenaires,
Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus,
Représenter ou accompagner le Maire lors de manifestations protocolaires ou de réunions en l’absence du Directeur de Cabinet.
Assister le Maire dans le cadre de ses délégations métropolitaines :
Préparer les dossiers métropolitains et en proposer une synthèse en collaboration avec le Directeur de Cabinet,
Assurer une veille régulière sur les dossiers sensibles ou stratégiques.
Assister le Directeur de Cabinet :
Participer au suivi administratif des rendez-vous et des sollicitations du Cabinet,
Assurer une veille sur les fiches de permanences et les courriers nécessitant un traitement particulier,
Rédiger les comptes rendus des réunions de service,
Contribuer à l’organisation de réunions ou de manifestations protocolaires,
Participer à la préparation des conseils de quartier et autres réunions publiques dans le cadre de la démocratie locale,
Appuyer les actions de communication : relecture du magazine municipal, rédaction de publications Facebook liées à l’activité du Maire.
Gérer le budget du Cabinet :
Élaborer le budget du Cabinet en lien avec le Directeur de Cabinet,
Suivre son exécution et assurer le contrôle des dépenses,
Établir les bons de commande (traiteurs, cérémonies, cotisations, fleurs, etc.).
Profil recherché
En appui direct au Maire et au Cabinet, vous jouez un rôle essentiel dans la bonne organisation du fonctionnement municipal. Vous facilitez la coordination entre les élus, les services et les partenaires institutionnels, en veillant à la fluidité des échanges et au suivi des dossiers. Votre connaissance du fonctionnement des collectivités locales, des règles protocolaires et des processus administratifs vous permet d’accompagner efficacement l’activité quotidienne de la Ville.
À l’aise avec l’expression écrite, vous rédigez notes, courriers, comptes rendus ou dossiers de manière claire et structurée. Vous maîtrisez les outils numériques et travaillez avec efficacité sur les logiciels collaboratifs, les agendas partagés et les outils de suivi internes. Vous assurez la gestion d’un agenda soutenu, préparez les dossiers nécessaires aux réunions et contribuez à l’organisation de rendez-vous officiels ou d’événements institutionnels. Votre sens du contact, votre diplomatie et votre professionnalisme favorisent des relations de qualité avec les administrés, les élus et les partenaires de la collectivité. Discret et respectueux des obligations de confidentialité, vous faites preuve d’adaptabilité, de réactivité face aux imprévus et d’une grande disponibilité (les horaires pouvant parfois être irréguliers). Vous appréciez le travail en équipe et collaborez étroitement avec le Directeur de Cabinet et les services municipaux pour garantir un fonctionnement harmonieux et efficace au service de l'intérêt général.