Secrétaire administrative et technique H/F
Présentation
C'est dans un esprit d'amélioration continue des services municipaux que nos collaboratrices et nos collaborateurs se mobilisent chaque jour pour notre ville, la préservation de ses espaces naturels et le bien vivre de ses habitants. Leur implication, leur engagement et leur capacité d'innovation sont essentiels.
Description des missions
Sous l'autorité de la responsable du service accueil état civil, vous accompagnez sur le plan administratif et technique les agents de la Direction Générale des Services dans les domaines du traitement du courrier et du secrétariat des assemblées.
Activités principales :
Accompagner l'équipe en termes de secrétariat et de gestion administrative des dossiers (secrétariat des assemblées, gestion des agendas).
Participer aux opérations de logistique du service.
Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les missions du service.
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative.
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports) et les diffuser.
Réceptionner, numériser et distribuer le courrier.
Participer aux activités du service courrier (traitement, enregistrement, orientation).
Participer au montage administratif de certaines projets et participer à la formalisation des procédures (ouvertures dominicales, catastrophes naturelles).
Transmettre les doléances des administrés à l'agent gestionnaire.
Activités spécifiques :
Pendant les congés, assurer les missions quotidiennes prioritaires (traitement des courriers, factures, mails).
Activités accessoires :
Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers et les correspondants des services.
Gérer le standard téléphonique.
Réceptionner et traiter les informations.
Distribuer le courrier et les fournitures administratives dans tous les services municipaux.
Profil recherché
Maîtriser les techniques de secrétariat.
Maîtriser l'utilisation des logiciels de bureautique, progiciels de gestion et des procédures administratives.
Maîtriser les techniques de recherche documentaire.
Savoir gérer le traitement des dossiers et la saisie de documents.
Savoir rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Être en mesure de gérer l'information, le classement et l'archivage de documents de manière simple et accessible à tous.
Avoir des connaissances en matière d'état civil et de législation funéraire afin de pouvoir venir en renfort en cas de besoin sur le service accueil état-civil.
Posséder de bonnes qualités relationnelles avec du public diversifié.
Capacité à gérer les rendez-vous des élus en tenant compte des priorités et échéances.
