Adjoint au responsable du service Accueil – Courrier – Médiation numérique en charge du pôle courrier F/H
Présentation
Afin de proposer un service public de qualité et accessible à toutes et tous, la mairie de Choisy-le-Roi accueille les usagers du lundi au samedi matin. Avec plus d’une centaine de visites, 130 courriers reçus par jour, le service Accueil – Courrier – Médiation numérique s’est structuré autour d’un objectif commun : simplifier le parcours administratif du public. 3 pôles, 3 rôles : - Apporter un premier niveau de réponse à l’usager et l’orienter dans ses démarches ; - Assurer une distribution efficiente et rapide du courrier entrant et sortant afin de réduire les délais de traitements ; - Accompagner les personnes éloignées des outils numériques afin de réaliser leurs démarches et gagner en autonomie. Vous souhaitez mettre votre expertise au service à son bon fonctionnement ? Vous êtes intéressé par l’encadrement de proximité ? Cette offre peut vous intéresser ! Nous recherchons activement un adjoint au responsable du service Accueil – Courrier – Médiation numérique en charge du pôle courrier.
Description des missions
Sous l'autorité hiérarchique du responsable de service, vous intervenez en appui direct à celui-ci au sein d’un service composé de 16 agents, dédié à l’accueil des usagers, à la gestion du courrier et à la médiation numérique. À ce titre, vous êtes amené à le soutenir dans l’organisation, la coordination et, le cas échéant, à assurer sa suppléance.
Vous encadrez les 3 agents qui composent le pôle courrier et en pilotez l’activité. Vous êtes garant de la bonne gestion des flux entrants et sortants et participez opérationnellement au traitement quotidien du courrier.
Vous participez activement à l’amélioration continue des pratiques du service, ainsi qu’au pilotage global de ses ressources et à son bon fonctionnement.
Vos journées sont rythmées par différentes activités telles que :
Contribuer à l’animation de l’équipe en mettant en œuvre l’ensemble des dispositifs de management individuel et collectif et plus spécifiquement auprès des agents en charge du courrier
Veiller à la mise à jour et au respect des procédures de gestion du courrier
Gérer, avec les agents, les flux des courriers dématérialisés et matérialisés (numérisation et enregistrement) - Gérer, avec les deux agents en charge, la gestion des courriers matérialisés (N’habite pas à l’adresse indiquée (NPAI), Plis Non Distribuables (PND), etc.
Assurer le suivi de l’activité (tableaux de bord, statistiques, bilans, etc.)
Préparer et suivre le budget du pôle courrier en optimisant des dépenses dans le cadre d’une recherche permanente de solutions efficientes
Assurer le suivi des contrats du service, des consommables et des machines
Participer au développement des dispositifs de concertation avec les différents partenaires
Vous pouvez ponctuellement intervenir en renfort sur les activités relatives au courrier matérialisé (mises sous plis, affranchissement, permanences, etc.)
Apporter un soutien ponctuel à l’organisation de l’accueil et de la médiation numérique, notamment en cas de besoin ou de situation exceptionnelle
Apporter un appui opérationnel aux équipes du service.
Particularité du poste : 37h30 par semaine soit 7h30 par jour sur une amplitude horaire de 8h15 à 17h30.
Profil recherché
Diplôme issu de l’enseignement supérieur (bac +2 à minima)
Connaissance des collectivités territoriales et de leurs champs de compétences respectives Connaissance des conditions de traitement du courrier et des règles de confidentialité
Maitrise de l’outil informatique
Connaissance des logiciels métiers comme ELISE, HUBEE, MAELIS, MELODIE, MAESTRO, ANTS, SYNBIRD et CIRIL ou curieux d’en apprendre les rouages
Maitrise du mode projet
Aptitude managériale
Capacité à travailler en transversalité avec une équipe pluridisciplinaire
Aisance rédactionnelle et relationnelle
Prise d’initiative, rigueur, autonomie et organisation
